Polityka prywatności - Elektroniczny System do Obsługi Stypendiów m.st. Warszawy

POLITYKA PRYWATNOŚCI – ELEKTRONICZNY SYSTEM DO OBSŁUGI STYPENDIÓW

Informacje ogólne

1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych Użytkowników Elektronicznego Systemu do Obsługi Stypendiów um.warszawa.pl/stypendia, dalej ESdOS. Dzięki specjalnym zabezpieczeniom technologicznym oraz proceduralnym gwarantujemy bezpieczeństwo powierzonych nam danych osobowych.

2. Osoba, który korzysta z ESdOS, potwierdza zapoznanie się z postanowieniami Polityki Prywatności, a także wyraża zgodę na wykorzystywanie jej danych osobowych, tam, gdzie dane przetwarzane są na podstawie zgody, zaznaczając odpowiednie checkboxy, kierując się komunikatami widniejącymi w ESdOS.

3. Zbierane dane osobowe chronione są z użyciem racjonalnych środków technicznych
i organizacyjnych oraz procedur bezpieczeństwa, w celu zabezpieczenia ich przed dostępem osób nieupoważnionych lub ich nieupoważnionym wykorzystaniem.

4. Szczegółowe zasady korzystania z ESdOS określa Instrukcja obsługi Systemu: Przewodnik użytkownika

Administratorzy danych osobowych

Administratorami danych osobowych w ESdOS są:

1. w zakresie danych związanych z rejestracją i logowaniem – jako współadministratorzy - Centrum Myśli Jana Pawła II z siedzibą w Warszawie, samorządowa instytucja kultury, wpisana do Rejestru Instytucji Kultury m.st. Warszawy pod nr 1/06 (dalej: „Centrum”), adres: Warszawa (00-372), ul. Foksal 11, telefon: + 48 22 826 42 21, e-mail: centrum@centrumjp2.pl, inspektor ochrony danych u administratora: telefon: +48 22 826 42 21, e-mail: iod@centrumjp2.pl oraz Prezydent m.st. Warszawy, adres: Warszawa (00-950), Pl. Bankowy 3/5; iod@um.warszawa.pl

2. w zakresie danych związanych z poszczególnymi projektami stypendialnymi: Centrum Myśli Jana Pawła II – dla stypendium m. st. Warszawy im. Jana Pawła II dla uczniów i studentów oraz Prezydent Miasta Stołecznego Warszawy, reprezentowany przez dyrektorów poszczególnych Biur Urzędu Miasta st. Warszawy i kierowników innych jednostek organizacyjnych Miasta st. Warszawy, tj.:

a) Biuro Sportu i Rekreacji – dla stypendium sportowego

b) Biuro Kultury – dla stypendium artystycznego

c) Biuro Edukacji – dla stypendium m. st. Warszawy SAPERE AUSO

d) Centrum Komunikacji Społecznej Urzędu m. st. Warszawy – dla stypendium dla doktorantów

Cele i warunki przetwarzania danych osobowych

1. Dane osobowe przetwarzane w ESdOS przetwarzane są w celach zależnych od kontekstu podania danych osobowych przez Użytkownika (szczegółowe klauzule informacyjne opisujące konkretne cele przetwarzania znajdują się przy formularzach służących do zbierania danych osobowych), tj.:

a) rejestracji i logowania do ESdOS,

b) wypełniania wniosku o stypendium,

c) kwalifikowania do przyznania stypendium,

d) podpisania umowy i wypłaty stypendium,

e) realizacji projektów stypendialnych.

2. Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych Użytkowników ESdOS, w zależności od rodzaju stypendium, są określane przez poszczególnych administratorów, na podstawie obowiązujących przepisów prawa i ich własnych procedur ochrony danych.

3. W zależności od rodzaju stypendium i kontekstu (etapu) podawania danych w ESdOS, dane osobowe przetwarzane są na podstawie zgody lub w wykonaniu zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi.

4. Poszczególni administratorzy danych osobowych, w ramach własnych rodzajów i edycji stypendiów, powierzają dane osobowe Centrum jako podmiotowi będącego właścicielem
i zarządzającym ESdOS na podstawie odrębnych umów powierzenia danych. Dane osobowe są także podpowierzane podmiotowi obsługującemu ESdOS pod kątem informatyczno-administracyjnym. Dane osobowe związane z rejestracją i logowaniem do ESdOS są współadministrowane przez Centrum i Prezydenta m. st. Warszawy.

5. Do danych osobowych mają bezpośredni dostęp jedynie uprawnione osoby ze strony administratorów danych lub podmiotów przetwarzających, którym zostały udzielone stosowne upoważnienia.

6. Administratorzy mają obowiązek przekazywać dane osobowe organom władzy publicznej bądź podmiotom trzecim, które zgłoszą takie żądanie na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

7. Dane osobowe będą przechowywane w ESdOS do momentu odwołania zgody lub realizacji wskazanego w zgodzie celu – tam, gdzie ich przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności ze względu na cele archiwalne w interesie publicznym, cele badań naukowych lub historycznych lub cele statystyczne.

8. Osobie, której dane osobowe są przetwarzane przez Administratora, przysługuje prawo do: dostępu do treści danych, sprostowania danych, usunięcia danych (tam, gdzie dane nie są już niezbędne do celów, dla których były zebrane lub w inny sposób przetwarzane; gdy osoba wycofała zgodę na przetwarzanie i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania; gdy dane są przetwarzane niezgodnie z prawem; aby wywiązać się z obowiązku wynikającego z przepisów prawa), przenoszenia danych, gdy przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany, ograniczenia przetwarzania danych, sprzeciwu wobec przetwarzania danych (z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby – wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit. e, w tym profilowania na podstawie tych przepisów, chyba że administrator wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń), wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Zabezpieczenia

Wszelkie informacje przekazywane przez Użytkowników chronione są przy użyciu najnowocześniejszych technologii, zgodnie z obowiązującymi normami prawnymi, wymogami bezpieczeństwa i zasadami poufności. Wszystkie dane z Twojego komputera trafiają do ESdOS z wykorzystaniem protokołu Secure Sockets Layer (SSL) i są automatycznie szyfrowane. Dodatkowo Twoje dane dostępne będą wyłącznie dla uprawnionych Administratorów systemu.

Wykorzystanie plików typu „cookies”

1. Wykorzystujemy pliki cookies (tzw. „ciasteczka”), czyli niewielkie informacje tekstowe, przechowywane na urządzeniu Użytkownika.

2. Pliki cookies wykorzystywane są w celu:

1) dostosowania zawartości witryny do preferencji osoby korzystającej z ESdOS oraz optymalizacji korzystania z ESdOS;

2) rozpoznania urządzenie osoby korzystającej z ESdOS i umożliwienia odpowiedniego wyświetlenia strony internetowej, dostosowanej do jej indywidualnych potrzeb;

3) utrzymania sesji osoby korzystającej z ESdOS;

4) wykrywania nadużyć w zakresie uwierzytelniania na ESdOS.

3. W ramach EsdOS stosowane są pliki cookies tzw. „sesyjne” (session cookies), które są plikami tymczasowymi, przechowywanymi w urządzeniu osoby korzystającej z witryny do czasu opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia przeglądarki internetowej oraz tzw. „stałe” (persistent cookies), przechowywane w urządzeniu osoby korzystającej z witryny przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez niego.

4. Poniżej wskazujemy sposób zmiany ustawień cookies w najbardziej popularnych wyszukiwarkach:

a) Google Chrome: Menu > Ustawienia > Pokaż ustawienia zaawansowane > Prywatność > Ustawienia treści > Pliki cookies – należy wybrać odpowiednią opcję.

b) Internet Explorer: Menu > Narzędzia > Opcje internetowe > Prywatność – należy wybrać odpowiednią opcję.

c) Mozilla Firefox: Menu > Opcje > Prywatność > Historia – należy wybrać odpowiednią opcję.

d) Opera: Menu > Preferencje > Zaawansowane > Ciasteczka – należy wybrać odpowiednią opcję.

e) Safari: Menu > Preferencje > Prywatność > Pliki cookies – należy wybrać odpowiednią opcję.

5. Zmiana konfiguracji przeglądarki internetowej, która uniemożliwia lub ogranicza przechowywanie plików cookies na urządzeniu osoby korzystającej z witryny, może spowodować ograniczenia funkcjonalności ESdOS. Do podobnych skutków może prowadzić wykasowanie plików cookies w trakcie świadczenia usługi. Może to powodować brak możliwości korzystania z ESdOS .

Adres IP

1. Dane osobowe dotyczące adresu IP, rodzaju systemu operacyjnego i rodzaju przeglądarki zbierane są w sposób automatyczny przy wejściu do ESdOS. W przypadku każdego wywołania strony internetowej serwer zapisuje automatycznie jedynie tzw. logi serwera, jak np. nazwę żądanego pliku, Państwa adres IP, datę i godzinę wywołania, ilość przesyłanych danych
i składającego zapytanie dostawcę usług internetowych (dane dostępowe) oraz dokumentuje wywołanie strony. Dane te są analizowane wyłącznie w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania strony i ulepszenia naszej oferty. Służy to zabezpieczeniu prawnie uzasadnionego interesu Centrum, polegającego na udostępnieniu do używania EsdOS. Wszystkie dane dostępowe są usuwane w terminie siedmiu dni od momentu zakończenia wizyty na stronie/logowania do ESdOS.